* Por Marcelo Furtado
Muitas vezes, a rotina dos profissionais de RH e Departamento Pessoal é cheia de burocracias que atrapalham o que deveria ser o principal foco da área: as pessoas. A gestão de DP, com os processos de admissão, desligamento, distribuição de holerites e envios para contabilidade, geralmente costuma levar mais tempo do que deveria e a desorganização, falta de segurança e falha na comunicação passam a fazer parte das rotinas desses profissionais. Esse, de longe, não é o cenário ideal.
As áreas de RH e DP precisam ser estratégicas e a melhor forma de fazer isso é automatizar os processos deste departamento para otimizar o tempo e deixar que as equipes sejam mais estratégicas do que operacionais.
Abaixo, explico 8 pontos onde um sistema digital pode melhorar a eficiência do DP da sua empresa.
Admissão Digital
Tudo começa pela admissão, um processo que ainda é muito burocrático, demorado e que costuma exigir uma série de documentos. Porém, com um RH digitalizado esse procedimento pode ser realizado em poucos passos, de forma totalmente online, rápida, colaborativa e o melhor: envolvendo o colaborador para que ele preencha seus dados e faça o upload dos seus documentos. O RH digital permite que os dados sejam enviados para o diretório de colaboradores, onde ficam armazenados junto com toda a jornada do funcionário dentro da empresa, como a evolução de cargos e salários do colaborador e informações dos dependentes.
Gerenciamento de Férias
Sabe aquela história do colaborador te parar no meio do fechamento da folha de pagamento ou no corredor para saber qual é o saldo de férias e quando ele pode solicitar? Quando se tem um sistema de RH automatizado, ele gera autonomia para o colaborador solicitar suas folgas e ter acesso a quantos dias ele tem direito, evitando qualquer dúvida e desconforto, além de organizar e agilizar todo o processo de pagamento das férias.
Gestão de Benefícios
Outro processo fundamental é a gestão de benefícios. É importante que seja algo flexível e sem burocracia, tanto para a empresa quanto para o colaborador. Por isso, é interessante ter um bom software de gestão de pessoas para fazer toda a movimentação de benefícios e beneficiários, fazer recargas em cartões, gerar relatórios de custo para saber quanto determinado benefício vai custar em determinado mês entre outros.
Contabilidade e Distribuição de Holerites
O fechamento de folhas no final do mês e a distribuição de holerites costumam tomar boa parte do tempo das equipes. Um sistema digital vinculado a sua contabilidade permite calcular de forma automatizada uma prévia da folha e enviar para o pagamento. Um RH digitalizado facilita a divisão e distribuição de holerites de forma automatizada e rápida. Além disso, o colaborador também pode receber um alerta por e-mail e entrar no seu perfil para ter acesso aos holerites de todos os meses do ano.
Mural de Comunicação
Um problema grande que o RH e o DP enfrentam é a comunicação com os colaboradores, pois, às vezes, acontecem falhas e os emails se perdem. Para resolver isso, é considerável ter um mural de comunicação, onde se pode criar recados para seus colaboradores e avisar sobre novas políticas.
“Fale com o RH”
Muitas vezes, o colaborador tem dúvidas rápidas que podem demorar para serem respondidas por e-mail ou de outra forma. Uma das tendências é um sistema de RH que tenha funcionalidade de chat, onde se possa conversar diretamente com o colaborador e também adicionar outros gestores no bate papo. Assim, as pendências com o funcionário são resolvidas de forma rápida sem que haja complicações ou incertezas.
Espelho de Ponto e Relatórios Personalizados
Um ponto importante a ressaltar é que todas essas trocas acabam gerando um alto volume de dados e informações que precisam ser organizadas e analisadas para que o DP tenha uma visão estratégica e consiga fazer um bom People Analytics. Para suprir essa necessidade, é fundamental que o RH tenha uma funcionalidade onde seja possível extrair relatórios pré moldados ou relatórios personalizados, combinando diversos dados.
Desligamento Online
E para finalizar a jornada do colaborador na empresa, chegamos ao desligamento. Essa é uma etapa muito delicada, onde ele pode ter dúvidas sobre cálculos de suas horas extras, férias, dias trabalhados, entre outras. Um software de gestão de pessoas é um grande aliado nessa etapa. Ele permite enviar todas as informações que estão associadas à plataforma para a contabilidade e fazer o desligamento online, com um checklist para que ninguém se perca nos prazos e documentações. E o mais importante: todo o histórico do colaborador fica salvo no nosso sistema.
* Marcelo Furtado é CEO da Convenia.
