* Por Yvon Gaillard
A gestão de notas fiscais é um processo importante para empresas de todos os portes e segmentos. Estamos falando do principal documento fiscal para o cumprimento das obrigações fiscais e tributárias. Mais do que isso, as notas fiscais são fonte de informação para a administração financeira das organizações.
Neste contexto, pequenos erros podem gerar grandes impactos – como inconsistências na contabilidade e autuações em auditorias – ou simplesmente demandar um grande retrabalho para contornar a situação. Além disso, também precisamos considerar os custos extras com multas e juros pela aplicação de penalidades.
Por isso, é fundamental armazenar as notas fiscais em segurança e pelo prazo mínimo de 5 anos. Esse é o tempo que as empresas precisam guardar as NFs para atender às exigências da Receita Federal. Neste período, o Fisco pode solicitar os documentos para conferência.
Além disso, é dentro desse prazo (5 anos) que o Governo pode cobrar as dívidas atrasadas. A perda de documentos fiscais pode expor a empresa a autuações – gerando multas pelo descumprimento da obrigação acessória, que podem ultrapassar o limite de R$ 1.000,00 por documento perdido.
Os documentos fiscais são repletos de informações úteis para a gestão empresarial. Quando você emite uma nota fiscal eletrônica, possui um documento com vários dados relevantes para atualizar os controles internos e gerar análises valiosas. Ao criar processos inteligentes para armazenar e gerenciar os documentos fiscais eletrônicos, toda a equipe fiscal consegue executar suas atividades do dia a dia com mais produtividade e os documentos fiscais podem ser explorados para a extração de dados.
No entanto, muitas empresas ainda cometem muitos erros na gestão de notas fiscais que podem causar complicações nos negócios.
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O primeiro dos erros na gestão de notas fiscais é a falta de organização. Se os profissionais não sabem exatamente como devem armazenar os documentos e nem onde procurá-los, são grandes as chances de que alguma informação seja perdida no meio do caminho.
Por isso, é recomendável adotar uma padronização na forma de gerenciar os documentos fiscais – garantindo que todos usem as mesmas ferramentas e sigam os mesmos procedimentos.
Outro problema comum na gestão de notas fiscais é a falta de controle no acesso aos documentos e o armazenamento inadequado dos documentos. Exemplos disso incluem situações em que os documentos estão somente em um computador local sem backup ou espalhados em diversos locais sem qualquer ordenação.
O backup é fundamental quando falamos da gestão de notas fiscais. Garanta que todos os documentos fiscais que passam pela sua empresa tenham uma cópia de segurança e evite situações imprevistas desagradáveis.
Um ponto de atenção é o uso de comprovantes em papel é um erro que pode causar a perda de informações importantes e afeta a produtividade de todo o setor fiscal – que ainda depende da realização de processos manuais.
Todos os principais erros na gestão de notas fiscais possuem uma coisa em comum: podem ser facilmente solucionados com uma solução para o armazenamento de documentos fiscais. Com a ferramenta ideal, você pode reduzir os riscos e alavancar a eficiência desse processo na sua organização.
Yvon Gaillard é economista e pós-graduado em Direito Tributário pela FAAP. Possui MBA em gestão empresarial pela BSP. Atua há mais de 15 anos com soluções tecnológicas tributárias e financeiras para grandes empresas. Fundador da consultoria em tecnologia Flux-IT, da carteira digital corporativa Banco Útil e atualmente executivo e cofundador da Dootax.
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