* Por André Camargo
Os processos dentro das empresas foram completamente modificados pela pandemia. De uma hora para outra, os RHs se viram em uma situação na qual estavam sem os colaboradores por perto e lotados de novas demandas operacionais. Além disso, um grande número de colaboradores foram afastados, tanto por conta da contaminação pela covid, quanto por conta de doenças relacionadas aos reflexos do isolamento social.
De acordo com uma pesquisa da Universidade do Estado do Rio de Janeiro (UERJ), desenvolvida no primeiro semestre de 2020, os casos de crise aguda de ansiedade foram de 8,7% em março para 14,9% em abril (alta de 71%).
Com esse aumento na quantidade de trabalhos operacionais, tornou-se inviável para o RH conferir, digitar e escanear centenas de atestados por mês. Sendo assim, a digitalização e a automatização desse processo se solidificaram como uma necessidade latente e eficaz para ajudar as empresas nesse momento atípico.
Com a pandemia e a instalação do home office, o processo de receber atestados foi flexibilizado, sendo permitido que funcionários enviem seus documentos via e-mail ou WhatsApp. Entretanto, a LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados -, aprovada em setembro de 2020, vai na contramão dessa flexibilização e recomenda a utilização de plataformas que tratem os dados de maneira confidencial.
O aumento no número de fraudes também aumentou durante a pandemia. Segundo pesquisa da Heach Recursos Humanos, 47% das empresas já tiveram casos de colaboradores que alegaram estar com sintomas para não trabalharem durante algumas semanas. O “golpe da fake covid-19” se popularizou e causou gastos para as organizações.
Para evitar essa realidade, o método mais viável é a automatização de todo o processo de gestão destes documentos. É possível que o colaborador envie seu atestado remotamente e que tais informações já entrem digitadas no sistema da empresa. Assim, a tecnologia também possibilita que o RH identifique os funcionários que precisam ser encaminhados ao INSS e acompanhe, em tempo real, indicadores como taxa de absenteísmo e principais doenças que afetam seus colaboradores.
Mas por onde começar um plano de ação focado em reduzir os atestados? A primeira dica é entender a origem do problema: os seus colaboradores estão adoecendo ou estão entregando atestados picados?
Com a média inferior a 3 dias, olharemos para a situação com uma ótica de “frequência”, e se for superior a 3 dias, o foco será pela ótica da “gravidade”. Se são curtos, o caminho para reduzir a quantidade é entender quem são os atestadores e acompanhar de perto os atestados recebidos, conferindo se eles estão de acordo com a Política de Atestados da empresa.
Se os períodos de atestados são mais longos, existe um forte indício que as pessoas estão adoecendo. Sendo assim, precisamos olhar pela ótica da saúde, o RH pode atuar para desenvolver um plano de ação baseado na melhora da saúde desses colaboradores. A assertividade dessas avaliações passa pela automatização dos processos da empresa e da entrega digital desses atestados.
Por fim, se a pandemia trouxe muita demanda operacional para o RH no início, ela está partindo e deixando um legado importante. Todo o processo de automatização em uma empresa requer adaptação dos envolvidos para que de fato a organização possa ser beneficiada.
* André Camargo é Fundador da Closecare.
