* Por Yvon Gaillard
Os sistemas de armazenamento de NFe em nuvem já são conhecidos por parte dos empreendedores. Entretanto, muitos deles não se decidiram ou simplesmente ainda não sabem a real importância de adotar este serviço dentro da sua organização e em seu departamento fiscal.
Vale ressaltar que gerir os seus documentos vai muito além de uma boa prática. Existem obrigações legais a respeito disso e, em determinados momentos, você e sua empresa podem ser surpreendidos com solicitações da Receita Federal acerca das suas documentações. Existe um tempo mínimo de armazenamento que varia de acordo com a previsão legal.
O armazenamento em nuvem permite que você consiga acessar todas as NFes da sua empresa em um único local e através de diversos aparelhos simultâneos, sendo essa uma das maiores vantagens propostas pelo armazenamento digital, além de outros benefícios que o sistema é capaz de conceder.
Como por exemplo, a segurança, já que métodos ultrapassados de armazenamento ficam vulneráveis a acidentes, extravios e até simplesmente desgastes por tempo que podem comprometer significativamente os dados da empresa.
Além disso, outros documentos fiscais, como NF-e e CT-e, precisam ser armazenados exclusivamente no formato digital, sendo que imprimí-los não é uma alternativa.
Através do armazenamento na nuvem e com o uso de servidores, além de garantir backups constantes, não existem chances de perder documentos importantes para o seu empreendimento.
Outro ponto são os prazos mínimos de armazenamento que citamos, com um sistema de armazenamento de NFe, você garante que estes prazos sejam cumpridos sem problemas, evitando multas e penalidades.
Usar um sistema de armazenamento de NFe na nuvem também é bem mais econômico que qualquer outro método convencional de armazenagem, já que a maioria dos sistemas precisam de servidores próprios ou de grandes capacidades de armazenamento.
Com isso um sistema fiscal de armazenamento na nuvem, espaços físicos são reduzidos, afinal, com a digitalização gavetas e armários são desnecessários.
Os métodos antigos de armazenamento de NFe e outros documentos fiscais, além de ultrapassados e pouco práticos, não garantem segurança para as empresas, podendo resultar em diversas penalidades fiscais e complicações burocráticas.
Investir em um sistema de armazenamento de NFe garante diversos benefícios além da vantagem principal, que é a segurança do arquivamento dos seus registros e informações.
Yvon Gaillard, economista e cofundador da Dootax, startup pioneira na automação de rotinas fiscais.
