Após a Organização Mundial da Saúde (OMS) declarar que o coronavírus é uma pandemia, assim como em outros países, o número de casos no Brasil tem evoluído rapidamente. Essa grande proliferação do vírus tem mudado a rotina de várias empresas e a política de trabalho remoto tem sido adotada por diversas delas.

Pensando nessa mudança, algumas plataformas em nuvem oferecem soluções para ajudar pequenas e médias empresas a serem mais produtivas, mesmo sem estar com toda a equipe reunida no mesmo espaço físico. Veja quais são:

Convenia  

A Convenia é uma HRTech com soluções voltadas para automatização do departamento pessoal das empresas. O objetivo é de trazer alta tecnologia para o setor de RH, de forma acessível e prática, economizando tempo das empresas com rotinas operacionais e destinando-o para as pessoas. Atualmente, os produtos abrangem folha de pagamento, contratação e gestão de benefícios e departamento pessoal, onde se pode gerir todos os funcionários em um sistema em nuvem.

A startup também oferece o Convenia Academy, uma plataforma de cursos EAD oferecida pela HRTech que traz temas voltados para gestão, liderança e departamento pessoal. A empresa que é referência em inovação e tecnologia para a área de Recursos Humanos conta com uma equipe de 72 funcionários trabalhando 100% remota de áreas como administrativo, marketing, produto, design, marketing e vendas. Antes da pandemia, o modelo em home office já acontecia com as equipes uma vez por semana.

Para Marcelo Furtado, fundador e CEO da Convenia, para que o trabalho remoto flua bem, a estratégia tem sido utilizar as soluções disponíveis em nuvem para gerenciar os processos, permitindo que os líderes das equipes vejam de perto como está a rotina. “Utiliza-se a plataforma de ponto digital para controle de jornada de trabalho, onde os colaboradores batem o ponto pelo celular. Cada equipe realiza diariamente uma call de 15 a 20 minutos via hangout, para alinhar as tarefas do dia. Os rituais da empresa como reunião semanal de resultados continuam acontecendo com toda a empresa via hangout. As rotinas da área de departamento pessoal, são geridas pela própria plataforma do Convenia. Além disso, também são utilizadas ferramentas de gestão como o Slack para comunicação, Asana para controle de tarefas e progresso, além do Google Drive para armazenamento e compartilhamento de documentos”, destaca.

Já quanto às empresas que utilizam a plataforma Convenia, elas podem fazer toda a gestão do departamento pessoal sem a necessidade de estarem na empresa, já que o serviço armazena todos os dados dos colaboradores em nuvem e permite que admissões e desligamentos sejam feito online, assim como entrega e consulta de holerites, processamento da folha de pagamento, pedido de férias, comunicação com o RH, recargas de benefícios, atualização de dados, entre outros.

Para Furtado, a estratégia tem dado bons resultados. “Os feedbacks têm sido positivos, pois a solução em nuvem facilita todo o processo de gestão das atividades, principalmente as remotas. A ideia é todo o material preciso seja aberto de onde os colaboradores e clientes estiverem de uma maneira efetiva e sem problemas”, completa.

Pipefy 

Criado em 2015, o Pipefy é um software de gestão de processos que torna o trabalho de departamentos como RH, financeiro, marketing, suporte ao Cliente, TI e desenvolvimento mais fácil e rápido, ajudando a controlar o volume de demandas recebidas por meio da otimização e automação de seus processos. A plataforma oferece uma série de modelos de processos pré desenvolvidos pela equipe. “Você pode escolher um (ou mais) dentre os modelos disponíveis e editar de acordo com as suas necessidades ou criar um processo novo do zero. É possível atribuir diferentes níveis de permissão aos membros do time e de cada pipe (administrador, membro, convidado ou usuário com visão restrita) e isso tem facilitado nosso dia a dia”, afirma o CEO da empresa, Alessio Alionço.

A utilização do Pipefy não é necessariamente uma situação top-down, em que o CEO vai definir e todos precisarão usar. “O que geralmente acontece é que a pessoa do marketing precisa garantir que seu time esteja rodando direito, que seus processos estejam rodando direito. Ele vai atrás de uma solução para organizar isso. Ou seja, um “realizador” é alguém que vai lá e faz, que implementa, automatiza processos e fluxos, o que com certeza vai refletir em resultado para sua área. O objetivo é empoderar essas pessoas para conduzir essas mudanças”, destaca.

A plataforma foi projetada para atender a três tipos de pessoas dentro de uma empresa: as que solicitam, as que processam as solicitações e as que gerenciam o time. “Em resumo, os solicitantes se beneficiam com a Pipefy porque podem acessar formulários de forma simples, saber os status dos pedidos e conseguir resoluções de forma rápida. Os processadores se beneficiam porque não precisam desperdiçar tempo com tarefas manuais, coletam toda a informação requerida e alcançam execuções à prova de erro. E os gerentes se beneficiam porque medem resultados de maneira fácil, acompanham o trabalho de suas equipes e estabelecem padrões de execução”.

Para o solicitante, todos os seus pedidos ficam centralizados e acessíveis em um só lugar, sem que ele precise se preocupar em descobrir como realizar cada solicitação. Por exemplo, em um processo de compras, no qual uma pessoa do marketing pede um software ao departamento de compras, ele pode acessar um formulário público ou um portal onde encontra todos os caminhos para isso. A mesma coisa para solicitações de férias, aumento ou feedback sobre a estrutura do escritório. Dessa forma, o solicitante sabe para onde ir e encontra tudo para realizar os pedidos com mais facilidade.

O segundo perfil é a pessoa que, de fato, vai processar esses pedidos. “Essa compra do software vai cair para o responsável e ele terá todos os processos que precisa seguir de forma visual. Assim ele consegue aprovações necessárias, automatiza parte das tarefas e tem visibilidade de tudo o que está acontecendo, pendências, próximas etapas e por aí vai’.

O terceiro é o gerente do time. Esse momento, segundo Alessio, é aquele em que existe todo um processo de compras acontecendo e o gerente da área quer saber quanto tempo está demorando para processá-lo, se existe alguma coisa atrasada ou quem do time está cuidando de qual solicitação. “O gerente tem completa visibilidade sobre o processo. Além de poder criar padrões de execução, ele consegue garantir que todo mundo passe por determinadas fases para cumprir o processo, garante que não terão informações perdidas e que nada vai ficar incompleto. Com o Pipefy, o gerente em controle e visibilidade de tudo”, explica.

O Pipefy está presente em mais de 150 países com um time com mais de 200 colaboradores e após anúncio da pandemia de coronavórus, todos foram liberados para trabalhar home office. Apesar de ter um time relativamente jovem, a medida foi tomada para mitigar qualquer tipo de risco e contágio.  “Tomamos essa decisão pois pensamos muito nos membros da nossa família, que possuem uma saúde mais frágil. Segundo que, como empresa, iremos dar nossa contribuição para ajudar a desacelerar o ritmo de contaminações”, comenta Alessio Alionço, CEO da empresa.

Omie

A Omie é uma plataforma de gestão na nuvem para pequenas e médias empresas, reunindo em um único lugar sistema de gestão, educação empreendedora e serviços financeiros. A empresa opera a maior rede de franquias de tecnologia da América Latina, com mais de 100 unidades por todo o Brasil. Em 2019, a Omie criou a Omie.Academy, seu braço educacional que tem por objetivo oferecer educação e conhecimento com foco em resultados práticos para contadores e empreendedores por meio de cursos de vendas, marketing digital e finanças, entre outras especialidades.

O sistema de gestão da Omie é organizado no modelo Kanban, que ajuda o empreendedor a ter uma visão completa e fácil dos processos do negócio, podendo entender, por exemplo, quais são os gargalos em sua entrega. “O sistema diminui o trabalho operacional, pois possui diversas atividades automatizadas, como por exemplo, o envio da nota fiscal e do boleto para o cliente, via e-mail. Além disso, permite o gerenciamento digital de funções como controle de estoque, CRM e possui integração com contador, facilitando a organização das documentações, contratos e receitas, entre diversas outras”, afirma o CEO da empresa, Marcelo Lombardo.

Dentre as suas soluções financeiras, estão a antecipação de recebíveis e a conta digital Omie.Cash, a primeira conta digital que também é sistema de gestão, possibilitando um controle maior do caixa da empresa. A segurança em todo o sistema Omie é reforçada e a empresa conta com um time de engenheiros de software altamente especializados que garantem que os parâmetros estejam sempre atualizados e minimizam as vulnerabilidades. Para Lombardo, esse é um dos pilares mais importante para os contadores. “Como transformamos o envio dos documentos em um “malote digital”, não existe a entrega física, que possibilitava o risco de perdas ou inconsistências de informações. A integração que nosso sistema em nuvem possibilita dá a segurança de que não existirá retrabalho, pois as informações estarão corretas”, afirma.

A Omie tem 400 funcionários em sua sede em São Paulo e o número mais que dobra se consideradas as suas franquias espalhadas pelo Brasil. Todos os processos de negócios da empresa são geridos por meio do próprio sistema Omie e as equipes se comunicam por meio de plataformas de comunicação interna e de videoconferência. Para evitar a transmissão do coronavírus, a empresa está oferecendo gratuidade nos cursos da Omie.Academy e no sistema de gestão Omie.FIT, voltado para MEIs e pequenos empreendedores. Antes, o benefício só estava disponível para clientes de contadores parceiros.

O CEO destaca que a organização, disciplina e criação de processos também são essenciais para garantir que toda a equipe esteja alinhada com os objetivos da empresa e consigam produzir de maneira remota. “Possuir uma visão ampla sobre o seu negócio, construir uma relação próxima mas virtual com colaboradores e parceiros, além de entender claramente quais decisões devem ser tomadas e quais podem aguardar, fazem com que o trabalho remoto seja uma extensão do trabalho no escritório”. Ainda segundo Marcelo, o feedback do serviço à distância tem sido satisfatório. “Os clientes estão respondendo de forma positiva à essa alternativa, os acessos ao sistema estão mantendo o padrão de antes e isso significa que todos a possibilidade de acessar o sistema de onde estiver tem sido bem absorvida. Os clientes estão cientes de que esse é um momento ímpar na história recente do país, mas sabem que com planejamento e boa gestão, irão passar por isso da melhor forma possível”, encerra.