Quais são as suas prioridades?

* Por Elber Mazaro

Olá! 

Já faz algum tempo que desejo escrever sobre este tema. Vejo no dia a dia, das mentorias em gestão e planejamento de carreiras, e nas minhas demais atividades, como professor e consultor/advisor, e inclusive na vida pessoal, como ter clareza sobre as prioridades é relevante e faz a diferença na produtividade e nos resultados.

Finalmente priorizei a escrita deste artigo 😉

A definição de prioridades, parece algo simples, e falar disto é meio clichê, principalmente nas áreas de gestão e planejamento, tanto para negócios, quanto para questões da vida pessoal.

A prática mostra, que isso não é assim tão simples e que muitas pessoas tratam o tema com superficialidade. Muitos tem na ponta da língua, que as pessoas são a prioridade dos líderes, e que a família e a saúde, são prioridades pessoais. Mas o que isto significa, na prática?

Já escrevi um artigo, apresentando o ALFREDO, com sete áreas de atenção e para o desenvolvimento de bons gestores ou administradores, onde cada letra representa uma competência ou habilidade:

– Atitude;

– Liderança;

– Foco;

– Resultado;

– Empatia;

– Disciplina;

– Organização.

Lembrando do artigo, a questão de prioridades, estava destacada na organização, e de alguma forma também se relaciona com o foco e a disciplina. A definição de prioridades, portanto é importante para que se possa dizer não para o que não é importante no momento, e para que se possa planejar e ordenar as atividades e tarefas, organizando-se uma agenda para fazermos primeiro o que é necessário versus o “desejado” ou mais fácil.

Então, acredito que um dos desafios da diferença entre a teoria e a prática sobre a definição do que é prioridade, é de fato termos uma agenda e uma rotina que reflita que os itens alegados como prioridade são atendidos primeiramente, versus outras demandas e atividades, pois é isto que significa: dar prioridade é colocar em primeiro lugar em uma ordenação ou quando falamos de atendimento é dar preferência e até passar à frente, em função da prioridade justificada.

Nos dias corridos, tendemos a completar as tarefas, muito próximas aos prazos finais, e assim naturalmente se foca no que está para ter o prazo vencido, ou seja, é urgente, versus o que efetivamente consideramos mais importante e, portanto, prioritário. É o urgente versus o prioritário, ou necessário, ou mais importante.

Também podemos falar da procrastinação de atividades que nos parecem mais difíceis ou complexas, fazendo primeiro o que é mais simples e fácil. Esta priorização por comodidade não dá atenção ao que é realmente importante e pode fazer a diferença, gerando resultados e realizações, normalmente atingidos, após o justo esforço e a superação de obstáculos e desafios.

Podemos dizer então que primeiro devemos ter clareza no que definirmos como prioritário, como mais importante e que deve vir em primeiro lugar na nossa vida, no nosso negócio ou trabalho.

Reflexão: você tem esta lista de prioridades, devidamente ordenada, para todas as dimensões da sua vida?

Uma vez, que tenhamos as prioridades bem definidas, a partir de alguns critérios, precisamos detalhar objetivos associados a essas prioridades, e aqui começa a dificuldade. Os objetivos precisam ser sólidos, fortes, e detalhados, muitas vezes, divididos em metas, fases e etapas intermediárias.

O padrão que mais me agrada para a definição de objetivos, muito aplicado na gestão de empresas, é conhecido como SMART:

– Específico (Specific);

– Mensurável (Measurable);

– Atingível (Attaninable);

– Relevante (Relevant);

– Temporal (Time).

Falando-se em prioridades, a não definição de objetivos SMART, acaba fazendo com que não definamos métricas e muitas vezes nem prazos, portanto fala-se que algo é importante ou prioritário, mas não alocamos tempo na agenda, não reservamos recursos, não medimos se realmente estamos dando a devida atenção, e não efetivamente colocamos em primeiro lugar no ordenamento do tempo e dos recursos, incluindo dos nossos esforços.

Após a fase de definição das prioridades, refletida em objetivos, é preciso se fazer uma boa gestão, ou seja, o acompanhamento regular e até mesmo um controle, que permita uma reflexão sobre como estamos abordando as questões, as demandas e as nossas relações. Devemos ganhar consciência sobre nossas ações versus o discurso ou o planejamento. 

Reflexão! Naturalmente, a próxima questão é, se você sabe bem quais são as suas prioridades, e possui objetivos SMART, definidos para elas, em todas as dimensões da sua vida ou do seu empreendimento, você tem uma agenda e uma rotina, bem alinhadas e que respeitam as suas prioridades?

O exercício simples de reflexão e aferição das prioridades, é revisar os seus compromissos, a sua agenda passada e futura e ver quanto tempo e até quais recursos, são alocados e principalmente, se quando há uma “bola dividida” ou seja a necessidade de se escolher entre o urgente e o importante (mais), o que acontece.

No final, é uma questão de coerência, e às vezes é mais fácil deixar o tema das prioridades sem definições claras e detalhes, para não ser confrontado com as decisões rotineiras e expectativas próprias ou de terceiros. Mas isto tem um preço, com possíveis arrependimentos, tão comuns, quando as pessoas refletem que deveriam ter feita mais disto ou daquilo, e às vezes sem tempo para uma recuperação ou reparação, e é por isso que julgo ser relevante esta provocação.

Vamos tratar o tema de prioridades como prioritário? 

Isto nos leva a pensar que sim, o planejamento é importante e pode nos ajudar a por uma ordem nas várias dimensões da nossa vida e o mesmo vale para as empresas de todos os tamanhos.

Existem vários livros, técnicas e até cursos e profissionais que podem ajudar na definição das suas prioridades e de processos associados com a gestão do tempo, com a definição de objetivos, com a tomada de decisões, etc. 

O mais importante, creio que é atitude de se mover na direção de melhorar a capacidade de definir, executar e gerenciar as suas prioridades. Espero que este artigo provoque alguma reflexão e ajude a ver o tema das prioridades por um ângulo mais prático e objetivo. Mãos a obra!