Não há mais dúvidas que o sistema home office, que foi implementado nas empresas devido a pandemia do novo coronavírus, continuará sendo adotado por muitas delas no cenário do novo normal. Mas, é preciso que haja muita organização e planejamento, principalmente financeiro, para que as instituições possam arcar com todas as despesas dos funcionários mesmo à distância. Por este motivo, é importante que neste momento os gestores possam contar com algumas ferramentas que ajudam no controle das finanças.
Diante disso, Thiago Campaz, CEO do VExpenses, realizou uma pesquisa com seus clientes para entender quais métodos de pagamento eles mais utilizam. Com base nos resultados percebe-se que, das 895 empresas avaliadas, 95,2% realizam reembolso, 48,6% utilizam cartões pós-pagos ou pré-pagos e 5,9% realizam adiantamentos. Para entender mais sobre quais são as formas de custear despesas e as diferenças que existem entre elas, confira:
Cartão corporativo – Pode ser usado por uma única pessoa ou por vários colaboradores, ajuda a descentralizar as compras e organizar o controle das empresas. Ou seja, a empresa não se financia com recursos do colaborador, que consegue fazer uma separação clara entre os gastos corporativos e os que são pessoais. Assim, garante-se mais eficiência e segurança para o processo de prestação de contas, além de evitar qualquer passivo trabalhista.
Porém, é importante comentar que existem dois tipos de cartão corporativo: o pré-pago e o pós-pago. A diferença entre eles é simples. Com o pós-pago os valores são pagos apenas na data de vencimento da fatura e os usuários possuem um limite pré-fixado sem flexibilidade. Já o pré-pago, precisa de um adiantamento, em que a pessoa insere a carga que pretende consumir.
Reembolso de despesas – Esse método também é muito utilizado pelas companhias e funciona quando os funcionários custeiam as despesas usando recursos próprios. Mas é necessário prestar muita atenção, porque neste caso, os mesmos solicitam o ressarcimento mediante prestação de contas com os comprovantes dos gastos.
Por isso, para manter o processo de reembolso eficiente é necessário manter o processo muito bem definido e organizado, principalmente criando e mantendo atualizada a política de reembolso de despesas.
Adiantamento – Esse método é uma variação do reembolso. Nele a empresa deve calcular uma média de quanto o funcionário gastará e pagar a quantia de forma adiantada (em espécie ou via transferência). Depois que o dinheiro for gasto, o colaborador precisa prestar contas e até mesmo solicitar reembolso das despesas excedentes que não foram cobertas pelo primeiro adiantamento. Ou devolver a quantia que não foi utilizada.
É importante ressaltar que para que todos esses métodos funcionem de forma ideal, os colaboradores precisam sempre prestar contas dos gastos e seguir as políticas da empresa. Como, no fim, a empresa é quem arca com tais valores, ela precisa ter os documentos fiscais correspondentes, além de fazer as classificações contábeis corretas para cada caso.
