Todas as empresas precisam se adequar à LGPD antes do prazo para entrada em vigor da lei. Nessa missão, o compliance desempenha papel de destaque. A data em que a LGPD entrará em vigor está se aproximando: agosto de 2020.
Faltando poucos meses para que todas as empresas precisem apresentar práticas em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados, a principal questão é: como implantar? A resposta está mais especificamente, na realização de treinamento e uso de uma plataforma de compliance.
A LGPD estabelece a responsabilização das empresas pelos dados de terceiros. Pode acarretar em sanções, quando os dados não são tratados da maneira prevista pela lei, da coleta ao descarte. Empresas que não tiverem uma estrutura de compliance para entrar em conformidade com essas determinações estarão expostas a alto risco.
Treinamento de compliance para LGPD
É por meio do treinamento de compliance que as empresas podem preparar seus colaboradores para adotar as práticas que a LGPD exige e afastar as que foram proibidas. É importante ter em mente que as pessoas, de forma geral, não estão acompanhando o debate em torno dessa lei e não sabem as mudanças que ela traz, nem suas consequências.
Por isso, a própria empresa deve levar a informação, da maneira mais organizada e clara possível. Esse é um dos papéis mais importantes do compliance, já que, sem o treinamento dos colaboradores, a conformidade com a lei é impossível. Sem ele, velhas práticas que contrariam a LGPD vão continuar se repetindo no dia a dia da empresa, criando riscos para o negócio.
É importante notar que esse não é um treinamento nos moldes daqueles voltados ao desenvolvimento e atualização da equipe, que são promovidos pelo setor de RH. Trata-se de um treinamento muito mais técnico e cujo sucesso é tanto mais crucial. É preciso um especialista para ministrá-lo e a adesão geral dos colaboradores é mandatória.
Depois do treinamento, ainda é necessário que haja alguém disponível para tirar dúvidas dos colaboradores, as quais certamente vão surgir quando eles confrontarem as informações recebidas nos treinamentos com a realidade do trabalho.
Monitoramento das práticas cotidianas
O treinamento é essencial, mas isso não significa que ele será suficiente. Mesmo conscientes da LGPD e das mudanças que ela traz, ainda é possível que colaboradores cometam erros.
Por isso, outra forma pela qual o compliance ajuda na implantação dessa nova lei é detectando esses erros, por meio do monitoramento das práticas cotidianas de forma consistente. Esse monitoramento pode ser ativo, quando a equipe de compliance fiscaliza as atividades da empresa, e passivo, quando ela recebe denúncias (via de regra, anônimas) sobre problemas.
Uma vez detectado o erro nas práticas, a equipe identifica as causas e cria uma solução eficaz. Naturalmente, para desempenhar esse trabalho, há muitos documentos envolvidos. Um bom exemplo são os termos de compromisso individuais, com as novas regras da empresa baseadas na LGPD, que todos os funcionários devem assinar.
O setor de compliance precisa realizar uma gestão adequada desses documentos, mantendo-os preservados, organizados e facilmente localizáveis.
Benefícios da plataforma de compliance
O compliance, portanto, é o grande aliado para a implantação da LGPD nas empresas. E ele se torna ainda mais eficiente com a adoção de uma plataforma de compliance, ferramenta que leva para o meio digital e automatiza diversas tarefas. O importante é escolher um serviço confiável e completo em recursos.
O treinamento, por exemplo, pode ser oferecido online, de forma que os colaboradores podem assistir a qualquer hora, em qualquer lugar. Inclusive, uma boa plataforma pode ter treinamentos prontos, para que a empresa não precise sequer se preocupar com a elaboração desse material.
A resolução de dúvidas dos colaboradores pode ser feita por meio de um chatbot, um robô que conversa e responde perguntas. Dessa forma, não é preciso ter pessoas disponíveis para essa função, além de ser mais eficiente, já que o bot não tem hora de trabalho – ele responde a pergunta no momento em que ela vier.
Outro benefício é que as respostas serão padronizadas, evitando a disseminação de informações incorretas. A gestão de documentos em formato virtual também fica mais prática com uma plataforma de compliance, já que eles não ocupam espaço, não são danificados nem perdidos, e são facilmente localizados com apenas alguns cliques, sempre que preciso.
Porém, talvez o aspecto mais valioso de utilizar a plataforma seja o canal de denúncias. Os colaboradores podem acessar essa plataforma e relatar situações que violam a LGPD, sem precisar se expor. Desta maneira, é mais provável que eles fiquem à vontade para se manifestar quando virem algo de errado na empresa, fornecendo informações que vão ajudar o time de compliance a detectar e resolver problemas.
Para as empresas que ainda estão lutando para se adequar à LGPD, adotar uma plataforma, como o clickCompliance, pode ser a medida que falta para resolver essa questão antes do final do prazo.
