* Por Thiago Souza
A burocracia fiscal acomete a maior parte das empresas nacionais e o Brasil se destaca na lista dos países mais burocráticos do mundo. Os números comprovam: são gastas mais de 1.500 horas só para pagamento de tributos.
Diante desse cenário, a tecnologia, por meio de softwares desenvolvidos com o objetivo de auxiliar empresas em diversos setores, é utilizada para facilitar e otimizar processos que antes eram feitos de forma repetitiva e manual. Como no caso da Dootax, onde utilizamos o RPA (Robotic Process Automation) para automatizar a emissão de guias e tributos, operando em escala de 24 por 7 e agilizando os processos.
Para quem ainda não sabe ou não imagina quais são os benefícios da automação fiscal para as empresas, vou listar alguns pontos importantes sobre esse processo, que pode beneficiar e muito as instituições como um todo, mas que é necessário saber que não há uma fórmula mágica para que isso aconteça e que sim, a inteligência humana ainda estará à frente em todos os processos que necessitam de estratégia e conhecimento.
RPA não é bala de prata
Não adianta pensar que a robotização dos processos vai melhorar tudo na sua empresa de maneira milagrosa. O RPA deve ser usado para automatizar tarefas manuais e repetitivas, em que uma pessoa passa várias horas ao dia fazendo aquilo ou como alternativa imediata para a solução de problemas e melhoria de performance no dia a dia do trabalhador. Vejo muitas empresas erroneamente usando RPA para realizar a integração entre sistemas. Isso traz um risco muito grande à integração dos sistemas e até mesmo para a manutenção do robô.
A integração entre sistemas deve prioritariamente ser feita através dos modos disponibilizados, como por exemplo: API ou até mesmo integração via arquivos.
Isso garante que o provedor de sua solução realmente saiba que há outros sistemas e empresas dependendo de suas informações, que raramente são alteradas, e quando são, os usuários são notificados previamente para que, com tempo hábil, faça as devidas atualizações.
Se você realiza a integração via RPA, o fornecedor do software desconhece essa sua integração, e pode, sem aviso prévio algum, mudar o layout do sistema, ou até mesmo a localização dos itens ou informações do formulário e tabela. Com isso, seu robô e integração vai parar instantaneamente de funcionar.
Além desse risco de integração dos sistemas, a adoção de um RPA serve para que você repense os processos de sua empresa. É o momento ideal para saber se tudo aquilo que é feito atualmente realmente tem a necessidade de ser feito, e se há outras maneiras de fazê-lo. Não adianta deixar um processo ineficaz sendo executado rapidamente.
Processos manuais e repetitivos devem ser executados por robôs
Esses são os processos que precisam ser automatizados primeiramente. São os famosos “Quick-wins”, em que você vai economizar FTE (Full time equivalent) ou Hora/Homem para a execução de determinada tarefa. Para esse tipo de trabalho, o robô executa com muito mais rapidez e eficiência.
Evita erros humanos, otimiza processos, reduz custos e melhoria na qualidade de vida do colaborador e mais produtividade para a empresa
Segundo uma pesquisa divulgada recentemente pela Automation Anywhere, 49% dos entrevistados afirmam que não conseguem sair no horário correto de trabalho devido à tarefas administrativas simples e repetitivas que poderiam facilmente ser automatizadas. Isso afeta a vida pessoal do funcionário, pois sobra cada vez menos tempo para sua vida social e familiar.
Compliance fiscal
Os robôs têm a capacidade de processamento infinitas vezes maior do que os seres humanos, sem contar que é muito mais fácil aumentar a capacidade de processamento dos robôs do que a contratação e treinamento da equipe.
No departamento fiscal, por exemplo, diversas atividades que influenciam diretamente no compliance fiscal permitem a robotização. Isso traz mais segurança para a qualidade de informação que é prestada ao fisco pela sua empresa e diminui significamente as chances de erros. Exemplos de atividades que podem ser automatizadas.
– Emissão e Entrada de Documentos Fiscais;
– Geração dos arquivos de SPED;
– Conciliação e Reconciliação entre os livros e documentos fiscais
– Emissão e Pagamento de tributos, especialmente os que precisam de agilidade como a GNRE, por exemplo.
Mudança de mentalidade, equipe engajada e maior integração entre o departamentos
Essa mesma pesquisa destacada acima afirma que 87% dos funcionários gostariam que seus empregadores automatizassem as atividades, 55% consideram deixar seu trabalho se esse volume de tarefas manuais e repetitivas se tornar muito elevado e 85% mostram-se atraídos por empresas que investem em automação em tarefas administrativas digitais.
Thiago Souza é head de marketing e cofundador da Dootax.
