Sistema de gestão: quais os principais tipos e por que usar?

* Por Caio Nogueira

Um sistema de gestão pode atender a diferentes tipos de necessidades e são extremamente importantes para as empresas. Porém, como saber quais são os principais tipos existem e por que pensar em fazer sua utilização? 

Desde sistema gestão de frotas, até de gestão de marketing, utilizar uma ferramenta avançada para gerir as informações da sua empresa faz com que você tenha acesso a uma base de dados organizada para te ajudar a evitar possíveis problemas. 

Esses sistemas costumam ser compostos por diversos tipos de recursos, sendo a emissão de relatórios a opção mais comum. Com eles, é possível fazer a administração de uma área específica, ou da empresa inteira. 

Porém, com tantas opções disponíveis no mercado – voltadas para diferentes necessidades -, como escolher a ideal para a sua empresa? 

Para te ajudar com a dúvida acima, resolvemos criar uma lista com alguns dos principais sistemas de gestões que são utilizados por empresas e porquê você também deve considerar utilizá-los. 

Continue a leitura para conferir! 

Tipos de sistemas de gestão 

De forma simples, podemos dizer que sistemas de gestão ajudam as organizações empresariais a atingirem seus objetivos, sejam eles de RH, marketing, frotas, financeiro, entre outros. 

Um bom sistema é composto por uma combinação de políticas, pessoas, equipamentos e recursos de computador para coordenar as atividades de uma empresa – podendo ser apenas de um setor específico. 

Bem, agora que você já sabe o que é um sistema de gestão, a seguir está nossa lista com algumas das principais opções:

Sistema de gestão e controle de processos

Com o auxílio de relatórios gerados pelo sistema, o gestor pode avaliar o desempenho do processo e relatar a ocorrência de determinado evento. Além disso, também informa sobre o número de vezes que o sistema de produção diferiu de um processo padrão. 

Esse tipo de informação é útil para avaliar a eficiência do sistema de produção e também ajuda a manter a segurança dos trabalhadores e das máquinas sob controle. 

Sistema de controle de estoque

O estoque de uma empresa precisa ter um controle da entrada, saída e disponibilidade dos itens. Além disso, o estoque pode sofrer com deterioração e roubo, sendo de extrema importante fazer um bom acompanhamento com um sistema de controle, que “rastreia” todas as essas coisas e faz atualizações. 

Dessa forma, a administração determina quando os itens estão ficando baixos e quando precisam ser reabastecidos no depósito da empresa e nas lojas de varejo. Esse tipo de sistema de gestão também costuma manter o controle da movimentação do estoque no armazém, de armazém para loja, itens vendidos e devoluções. 

Ele é um dos tipos mais importantes de sistema de gestão em qualquer empresa que precisa fazer a gestão de estoque. Afinal, uma informação incorreta pode resultar em situações muito desagradáveis, principalmente se for com clientes. 

Imagine que uma loja virtual informa que tem 1 peça restante de roupa, o cliente realiza a compra, mas depois precisa ser informado que ocorreu um erro e a peça foi vendida. Nenhuma empresa quer passar por essa situação e esse problema pode ser evitado quando existe um bom controle de estoque. 

Sistema de gestão de frotas

Os sistemas de gestão de frotas são menos comentados, mas não pense que eles são usados apenas por empresas com grandes frotas de caminhões. Na verdade, esse tipo de sistema pode ser utilizado por qualquer empresa que possui veículos para realizar serviços e, portanto, precisa fazer o seu controle. 

Esse tipo de sistema oferece diversos benefícios para frotas, como economia com combustível e até mesmo manutenção de veículos corporativos – dependendo da opção escolhida. 

Com um sistema voltado para a gestão de frotas, é possível acompanhar os custos que são gerados pelos veículos e reduzi-los ao definir regras de consumo, negociando o valor do combustível, fazendo o controle do consumo de combustível, etc. 

Desta forma, é possível tornar o trabalho da frota de veículos muito mais eficiente, já que existirá uma maior organização e controle de gastos, o que é essencial para qualquer organização. 

Sistema para gestão de marketing e vendas

Esse sistema ajuda a fazer a gestão, executar e monitorar as estratégias de marketing e vendas de qualquer empresa. Organizar o processo das suas equipes é fundamental para obter bons resultados, principalmente quando falamos em marketing e vendas. 

Por mais que sejam áreas separadas, marketing e vendas estão totalmente relacionadas. Afinal, a equipe de marketing se dedica para conseguir atrair potenciais clientes e a equipe de vendas precisa estar preparada para recebê-los e convertê-los. 

Portanto, ter um sistema para gestão de marketing e vendas além de proporcionar uma maior organização, acompanhamento e resultados das ações, também é importante para manter as duas equipes na mesma página sobre as estratégias – principalmente quando se trata de geração de vendas. 

Sistema para gestão de Recursos Humanos

Se tem uma área que precisa realizar uma boa gestão é a de Recursos Humanos (RH). Com um sistema, a equipe de RH poderá realizar o gerenciamento de informações e assim administrar o fluxo de informações de toda a organização. 

Aparelhos eletrônicos usados por gestores para se comunicarem com clientes e funcionários, fazem parte do sistema de informações de automação de uma empresa. Com um sistema de gestão de RH é possível manter o controle da utilização desses aparelhos, como a troca de plano telefônico, se necessário, por exemplo. Além disso, o RH também poderá fazer a gestão diária dos colaboradores. 

Esse tipo de sistema disponibiliza elementos financeiros como folha de pagamento, benefícios, descontos, etc. Ele também torna possível a comunicação entre funcionários e RH, divulgando aviso importantes, eventos, treinamentos obrigatórios, políticas da empresa, etc. 

Outra função comum em sistemas de gestão para RH é a de manter dados de frequência de trabalho, como entradas e saídas, além de informações como licença médica ou atestados. 

Vantagens em utilizar um sistema de gestão

Como você pode ter percebido, os sistemas de gestão podem ser utilizadas para diversas necessidades e oferecem muitos benefícios para as empresas, já que tornam o trabalho e as tarefas muito mais organizadas. 

Mas se você ainda tem dúvidas se deve ou não investir em um sistema de gestão, veja a seguir um resumo com as principais vantagens que eles oferecem: 

– Fornecem uma imagem abrangente da empresa;

– Podem aumentar a produtividade operacional;

– Agregam valor aos produtos existentes, motivam a inovação e melhoram o desenvolvimento de novos produtos;

– Auxiliam os gestores na tomada de melhores decisões;

– Aumentam a satisfação dos funcionários;

– Oferecem relatórios para diferentes objetivos, como registro de desempenho de funcionários, receita anual gerada, entre outras informações importantes;

– Funcionam como ferramenta para comunicação e planejamento; 

– Ajudam a equipe de marketing no planejamento de estratégias e atividades promocionais melhores e mais eficazes. 

Conclusão sobre sistemas de gestão

Agora que você já sabe quais são os principais tipos de sistemas de gestão e quais são as suas vantagens, se você está pensando em investir em uma ou várias opções, tenha certeza de que estará escolhendo a opção ideal para suas necessidades. 

Realize pesquisas e faça comparativos entre opções que são reconhecidas no mercado, para que você e seus funcionários realmente façam a utilização de um sistema que oferece recursos de qualidade e eficazes. 

Gostou das nossas dicas? Esperamos que sim e que você consiga encontrar por um sistema de gestão de qualidade e que proporcione os resultados que você tanto deseja!