A maioria das pequenas empresas começam home office ou um espaço do coworking até surgir a necessidade de buscar um local físico, no entanto, antes de sair mudando é preciso estar atento a algumas exigências que podem variar conforme o segmento em que o empreendedor atua ou pretende atuar:
Serviços
A maioria das prefeituras permite que a atividade seja executada na residência, mas cada prefeitura tem sua regra. Em São Paulo, por exemplo, não há restrição desde que a atividade não envolva necessidade de ter alvará de vigilância sanitária ou saúde.
Outro item a ser checado é o local de prestação ou contratação quando o endereço for em município diferente. Uma moda que começou em São Paulo e tem se espalhado é a exigência de cadastro de tomador para a empresa de fora. Em São Paulo, por exemplo, não liberam o cadastro de tomador quando a empresa atua na residência, obrigando o contratante a reter o ISS e fazendo a empresa pagar o imposto duas vezes, pelo município sede e pelo município “invadido”.
Comércio
Para registro da empresa com atividade comercial é preciso fazer a checagem do endereço e do IPTU que será instalado. Na maioria dos casos a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) exige para o registro: IPTU Comercial, Contrato de Locação em nome do proprietário do imóvel, fotos do local (fachada e interna) etc.
Deve ser observado também se havia empresa no local, pois poderá ser exigida a Declaração de Vacância assinada proprietário do imóvel demonstrando que a antiga empresa não está mais no local.
Para lojas virtuais (e-commerce), a exigência do fisco é a mesma, para eles a internet é um meio de venda, exigindo que a empresa demonstre como será sua atuação e armazenagem (estoque).
Outro cuidado é com transportadoras, pois com o aumento de fiscalização, muitas se recusam a fazer a entrega em locais que sejam diferentes do endereço da empresa.
Indústria
Na indústria os cuidados são similares ao registro de atividade comercial, no caso específico desta atividade é a exigência de registro junto ao CETESB ou o pedido de dispensa.
Nestes casos é preciso observar qual o mínimo requerimento em termos documentais, qualificação e estrutura, para já fazer as contas do quanto será preciso investir para adequar o local.
Mas é importante saber que o fato de ter uma indústria próxima ao local não significa que você também poderá se instalar por lá.
No geral, fique atento:
- Não confie apenas na pesquisa do bairro, pesquise junto a prefeitura se o imóvel escolhido é permitido para instalação de sua empresa. Muitas vezes no bairro é permitido, mas o imóvel possui irregularidade que impede o registro (se deixar para fazer depois de instalado, corre o risco de perder o valor investido na estrutura);
- Observe se o IPTU do local está em nome do locador do imóvel. Imóveis que estão em processo de inventário são os comuns em dar problema na hora de registrar, pois é preciso demonstrar ao fisco que o locador já está autorizado a realizar operações em seu nome.
- No caso de empresas que ainda não obtiveram o CNPJ, faça o contrato em nome de um dos sócios e inclua uma cláusula prevendo o adendo posterior transferindo para o CNPJ.
- Atentem-se ao fluxo de caixa da empresa, se a empresa já vinha funcionando em home-office ou coworking. Coloque os custos que terá pela frente, como aluguel, telefone, internet, deslocamento próprio e de funcionários, condomínio etc. O ideal é que a empresa já se pague com esses custos extras, ou seja, já gere receita suficiente para arcar com esses custos.
- Avalie o seu relacionamento com o cliente e qual seria o impacto para ele nessa mudança. Por exemplo, quem trabalha oferecendo atendimento no local não pode contar que este mesmo cliente irá se deslocar até o seu novo endereço.
Pense nisso!
Heloisa Motoki é diretora administrativa e financeira da Rede Mulher Empreendedora, fundadora da Quali Contábil e consultora especial do site Fórum Contábeis. Participante do programa de Empreendedorismo pela FGV/Goldman Sachs – 10.000 mulheres. Há 18 anos no mercado contábil, atua diretamente com pequenas e médias empresas em São Paulo.
