* Por Yanick Gudim

A importância de realizar uma boa gestão financeira dentro das empresas pode parecer um tanto quanto óbvia, afinal, ter seus gastos sob controle e realizar processos como reembolso de despesas é essencial para sustentar o negócio e evitar uma eventual falência. Não apenas isso, mas também é importante ter o controle para planejar resultados que podem ser alcançados no curto e longo prazo.

É comum assumirmos então, sabendo dessa importância, que a gestão financeira e todos os seus processos são tratados como prioridades pelas empresas, certo? Sim e não, pois mesmo que as empresas tenham atenção com suas finanças com o objetivo de operarem com lucros e não prejuízos, a forma com que os processos são realizados em muitas companhias, por vezes, pode deixar a desejar.

Muitas empresas utilizam ferramentas ultrapassadas para lidar com esse aspecto tão importante. Segundo pesquisa realizada pela Salesforce, cerca de 80% das companhias ainda utilizam as planilhas do Excel, que além de ultrapassadas, consomem muito tempo e podem permitir que erros passem despercebidos por conta da quantidade de informações presentes nas linhas e colunas do programa da Microsoft.

Vou compartilhar uma experiência que tive para exemplificar o porquê da importância de ter esses processos automatizados. Trabalhei durante um tempo em uma consultoria, e essa empresa teve prejuízo de R$ 300 mil simplesmente por conta da falta de devida atenção a processo que engloba a gestão financeira: o prazo para o término de um pedido de ressarcimento havia estourado. Esse episódio, inclusive, foi um dos motivos pelo qual eu decidi começar o meu próprio negócio de gestão de despesas.

Diversas plataformas e sistemas de gestão estão surgindo no mercado com o intuito de automatizar esses processos e trazer mais comodidade e conforto para que os empresários possuam o melhor controle dos processos de gestão financeira, além de otimizar bastante o tempo da equipe, já que os funcionários passam a lidar com sistemas elaborados exclusivamente com o propósito de gerir finanças.

As plataformas geralmente possuem comodidades, como acesso em desktops e aparelhos móveis por meio de aplicativos com interface intuitiva. O empresário passa a ter todas as informações necessárias para gerir as finanças literalmente na palma de suas mãos.

Mesmo com o aumento no número de serviços disponíveis, a digitalização de empresas é algo que, por mais que pareça bem encaminhado, ainda pode ser considerado novidade. Muitas companhias ainda ficam receosas em alterar (atualizar) os seus processos já estabelecidos. No entanto, com base em minha experiência, posso afirmar que aqueles que adotaram sistemas próprios para gestão de processos não costumam se arrepender da decisão e, por vezes, passam a investir ainda mais na automatização, visto a economia de tempo e mitigação de eventuais erros, como o que mencionei anteriormente.

Não digo que realizar a gestão por métodos não automatizados seja a forma errada de lidar com essa tarefa, contudo, vejo a automatização como um caminho sem volta. Não há porque depois de utilizar uma plataforma automática, que facilita os processos – trazendo inúmeros benefícios para a operação, o gestor considere planilhas como opção viável. Sem contar que quanto mais adeptas às novas tecnologias, mas bem vistas e avaliadas as empresas costumam ser. Sistemas arcaicos não são atrativos

Na minha concepção, a automatização desses processos é algo inevitável, como as inúmeras evoluções que vimos e presenciamos em nosso dia a dia. Trata-se da implementação da revolução tecnológica que vivemos, só que ocorrendo dentro de corporações, sejam elas pequenas ou grandes.


YanickYanick Gudim é fundador e CEO da ExpenseOn. Formado em Ciências Contábeis com especialização em IFRS, o executivo acumula dez anos de experiência em Auditoria, Consultoria e Controladoria, atendendo clientes como: Marfrig, JBS, Banco Bradesco, Avianca, Netshoes e Dafiti.