Verdadeiro exemplo de transformação digital, a prefeitura de Aracaju (SE) conseguiu, em 30 meses de implementação das soluções digitais, aperfeiçoar a conexão entre a gestão e os cidadãos, ampliando a eficiência dos serviços e reduzindo os custos com impressões em mais de R$ 14 milhões. Tal valor foi revertido para o caixa público e direcionado a realização de outras melhorias para a cidade.

A AjuInteligente foi desenvolvida em maio de 2019, em conjunto com a 1Doc – plataforma de Software as a Service de atendimento, comunicação e gestão documental – e oficialmente lançada durante a pandemia para atender as demandas da população. Através de uma comunicação 100% digital, a gestão aracajuense reduziu o tempo das tratativas e as filas de atendimento, a exemplo da emissão dos alvarás de obras, que passou de 73 para 18 dias.

Nesse espaço virtual, os cidadãos também puderam solicitar a entrega de exames de Covid-19 (mais de 7139 resultados entregues no primeiro trimestre de 2021), tudo com extravios e tramitação entre setores reduzidos. Atualmente, são mais de 900 opções de serviços disponíveis, que geram, em média, 3500 documentos digitais por dia útil.

A iniciativa de digitalizar os processos burocráticos surgiu em meio a necessidade de solucionar a morosidade das tratativas, os problemas com longas filas de espera, a deficiência e má organização de dados e protocolos, a falta de acesso e garantia a direitos civis e de políticas consistentes são alguns resultados da ineficiência da prestação de serviços públicos.

Por que digitalizar o setor público?

Dados da última Pesquisa de Informações Básicas Municipais (MUNIC 2019) mostram que dos 5570 municípios brasileiros, 5480 possuem algum tipo de serviço de atendimento ao público à distância, sendo a Internet o meio mais utilizado, com prevalência de 89%. Mesmo com esse tipo de recurso disponível na maioria das cidades, a gestão pública no Brasil ainda apresenta grandes desafios.

Os impactos vão além do âmbito econômico, afetando também o acesso à cidadania e direitos sociais, inclusão financeira e participação social ativa. Com a pandemia da Covid-19, uma questão de saúde pública que afeta diretamente as relações de novos negócios, arrecadação e regularização de impostos, qualidade de vida e segurança dos  cidadãos, o agravamento foi ainda maior.

Outras administrações também têm apresentado excelentes resultados

Por meio de investimentos em planejamentos estratégicos e soluções digitais personalizadas, a 1Doc – empresa que está na liderança de trabalhos com digitalização de gestões públicas – tem auxiliado prefeituras a modificarem aspectos deficientes da gestão, com foco em responder às aspirações da população por serviços melhores e trabalhar iniciativas para sanar as incompletudes.

Um dos exemplos de sucesso é o caso da prefeitura de Americana (SP), que com apenas 18 meses de implantação da plataforma já economizou mais 2,8 milhões de reais em impressões de papel (somando uma estimativa de 2800 árvores que deixaram de ser cortadas), entre outros benefícios. Com o ‘Americana Digital’, criaram uma base de atendimento que funciona 24h por dia, com mais de 72 mil usuários cadastrados, que facilitou pedidos de isenção de IPTU durante a pandemia (2937 em 2020 e mais de 3.779 em 2021) e declaração de bens dos servidores (que agora contam com gestão de documentos automatizados, sem necessidade de cópias físicas e confirmações).

Também facilitou a credencial digital para vagas especiais, com prazo de emissão reduzido de 15 para 5 dias e possibilidade de solicitação e validação por código QR Code, sem que o cidadão precise se deslocar, assim como promoveu a integração do cadastro das proposições legislativas, permitindo consulta online para conferência de dados e informações.

Enquanto as cidades próximas deixavam de oferecer os serviços na pandemia, a prefeitura de Caruaru (PE) conseguiu driblar as dificuldades e ampliar o atendimento através do “Caruaru Digital”, projeto feito em parceria com a 1Doc. O processo de digitalização que começou em maio de 2020 já reduziu 94% dos gastos, que eram de 500 mil ao ano e passaram a ser de 29 mil reais. O tempo das tratativas foi diminuído em mais de 70%, conseguindo os cidadãos abrirem suas solicitações de onde e quando quiserem, sendo notificados, automaticamente, em cada etapa do processo.

Outro case de destaque é o da prefeitura de Juiz de Fora (MG), que em meio ao grande número de infectados pela Covid-19 em 2020, implementou o “Prefeitura Ágil”, ferramenta que conseguiu suprir a ausência do atendimento presencial e ampliar os serviços prestados. O número de usuários foi recorde, até mesmo se comparado com o presencial do ano anterior à pandemia. Em 2019 haviam 40 mil protocolos abertos. Em 2020, mesmo na pandemia, foram 58 mil, mas apesar disso, toda a necessidade foi canalizada e regularizada. Além disso, a arrecadação da prefeitura também conseguiu aumentar, sendo superior em 2021 aos últimos 6 anos, somente em número de CBI.

“A digitalização de serviços públicos durante a pandemia se mostrou não apenas como uma alternativa momentânea, mas uma necessidade da qual a esfera pública municipal se encaixa como uma das principais beneficiárias. Isto porque são responsáveis pela maior parte dos serviços utilizados pelos cidadãos nos setores essenciais, sendo também potentes ferramentas de articulação social, política, cultural e econômica. Essa é uma ótima oportunidade para promover uma gestão pública de excelência, com grande capital político, unida a princípios importantes, como a preservação e ampliação da cidadania, tecnologia e inovação e economia verde”, explica Castilhos.

A 1Doc é uma plataforma Software as a Service de atendimento, comunicação e gestão documental, que está presente em 25 estados brasileiros, com um total de mais de 35 milhões de pessoas beneficiadas pelos seus projetos. Por meio de um sistema inteligente de organização burocrática, cria estratégias e oferece mecanismos para ajudar os servidores públicos a organizarem a sua administração, se comunicarem melhor e atenderem as demandas da população com maior eficiência, transparência e engajamento.