* Por Thiago Souza 

Muito se fala sobre como ter mais estratégia nas operações, mas o que poucos sabem, é que a área fiscal, ou de TAX, como também é chamada, pode ser essencial para o sucesso operacional e financeiro das empresas. Abordando esse tema, no último dia 8, durante o 15º Fórum de Gestão Fiscal e Sped, o maior evento sobre o tema da América Latina, ministrei uma palestra apontando relevantes tópicos sobre “Área de TAX: custo ou estratégico?”.

Iniciando a apresentação no evento transmitido de forma híbrida (online e presencial), interagindo com o público, que votou opinando se a área de TAX é estratégica. O resultado foi que 81% dos participantes responderam que sim, e, então, comecei a apresentação de importantes pontos que devem ser observados pelas empresas. 

O que é estratégico?

Apresentei conceitos do livro “Dobre seus Lucros”, de Bob Fifer, que mostra que é possível dividir a estratégia de uma empresa em duas partes: custos estratégicos e custos não estratégicos. Segundo o autor, os custos estratégicos geram lucro e/ou reduzem custos. Basicamente, são todos os custos que você e o departamento de sua empresa juntam para poder gerar lucro. O objetivo de toda e qualquer empresa é ter lucro, com exceção das ONGs. E para ter lucro você tem dois caminhos: vender mais, com uma maior margem ou reduzir seus custos. Para todo movimento e manobra que você faz nesse sentido, o livro classifica como custo estratégico. E, em contrapartida, tem o custo não estratégico, é o custo necessário para fazer a sua empresa acontecer.

Os custos não-estratégicos são aqueles necessários para o funcionamento da empresa. Tendo como base essa consideração sobre os dois custos, expus como o departamento de TAX dentro das empresas pode ser estratégico baseado nesse conceito: priorizar o planejamento tributário como estratégia é essencial, pois com ele a empresa fará a mensuração correta para saber se irá pagar menos tributos ou se é possível ter um regime especial para dedução de impostos.

Além disso, temos atividades corriqueiras como a emissão de guias tributárias e escrituração de notas fiscais de forma manual. Isso é estratégico para a sua empresa? É estratégico reduzir custos e tempo com essas atividades. 

Dados apontam que 40% dos custos de saída de dinheiro de um departamento financeiro de uma empresa de varejo, por exemplo, são de impostos. Ou seja, quase metade de todo o faturamento das empresas, vai para esse pagamento. Se este ponto não for olhado como estratégico, é possível que a empresa tenha problemas, já que envolve perda de capital e isso torna automaticamente olhar o departamento fiscal como estratégico. 

Como se tornar estratégico?

A partir do momento em que é avaliado a perda de dinheiro e o excesso de tarefas manuais, como é possível mudar essa mentalidade nas empresas? O indicado é otimizar o tempo envolvido para as tarefas necessárias e estratégicas.

Ainda segundo o livro, o autor fala para dividir o tempo de cada tarefa em 80%, 10% e 10%, utilizando 80% do seu tempo em tarefas estratégicas. Avalie se 80% do seu tempo está sendo usado para ações que reduzam os custos do departamento ou que gerem novos lucros. Isso deve ser o objetivo de qualquer empresa. 

Como colocar isso em prática? 

Classificando as atividades do dia a dia, coloque no papel suas as tarefas diárias, o que é estratégico, o que, de fato, vai reduzir custo ou gerar lucro? Em contrapartida é importante priorizar os outros 10% para as tarefas necessárias, que são atividades que você precisa executar para a empresa continuar girando, paralelamente, com os outros 10% para você analisar as atividades que está fazendo rotineiramente.

Nessa análise é super importante você pontuar se há necessidade de fazer alguns processos de forma manual, como escrituração de nota fiscal, o que é quase impossível usar apenas 10% do tempo só para essa tarefa e após isso, avaliar se é possível fazer algo para minimizar essa perda de tempo. Assim, você já gerou a primeira provocação e irá começar a desenhar um novo projeto para reduzir tempo e custos.

Mude o mindset de sua operação 

Essas provocações devem partir da liderança, como gestores, gerentes, coordenadores e diretores, já que a área fiscal precisa ser estratégica. 

É uma mudança de mentalidade, o primeiro passo para isso é avaliar: o que eu estou fazendo é estratégico, ele está relacionado com as diretrizes da empresa para gerar lucro? Se não, a equipe é só operacional e sabemos que no dia de hoje isso não é tão legal assim. 

Automação para tarefas manuais

Para se tornar estratégico, a automação com o uso de tecnologia para tarefas manuais e repetitivas é algo fundamental. 

Essas tarefas não foram feitas para seres humanos. Ninguém aguenta ficar fazendo a mesma coisa automaticamente, repetitivamente. Os humanos são passíveis de erros, a automação é extremamente necessária a partir do momento que você quer se tornar estratégico. Se tornar estratégico é diminuir o tempo que você gasta nas tarefas necessárias, diminuindo esse tempo, você se torna mais estratégico. 

Participe de novos projetos

Todas as empresas estão se reinventando cada vez mais. Toda empresa tem um novo produto, um novo serviço e a área de TAX precisa estar envolvida nos projetos desde o ínicio, pois é uma importante área para as tomadas de decisões.

Se você tem um novo serviço, um novo produto, a área de TAX vai orientar qual é a melhor margem, classificação tributária, entre outros aspectos. Isso é importante, quando falamos de custos estratégicos em departamento estratégico, é fundamental estar na vanguarda das classificações. 

Reduza custos não-estratégicos

Reduzir os custos não-estratégicos é extremamente importante. Para se tornar uma empresa estratégica, um departamento estratégico, um dos passos necessários é gerar lucro. O departamento de TAX pode gerar lucro? Talvez, com contencioso, processo etc, mas o que é o mais fácil, é reduzir custos não-estratégicos.

Para a redução de custos, se você colocar um robô (automação) para fazer as tarefas manuais, você já tem uma atividade 24/7, com isso, você já ganha na operação. De repente, o seu departamento de logística sabendo disso pensa: posso aumentar a operação, conseguir distribuir meus produtos 24/7 também, isso é quase um processo de mudança de cultura inteira. 

Tome decisões baseadas em dados

A área de tecnologia está avançada, entretanto, o setor de TAX está um passo atrás. Temos uma legislação e regras de TAX 3.0 em um mundo 4.0. 

Por isso, acompanhar dados é crucial para tomar decisões. Uma decisão precisa ser baseada em dados, pois segundo o mercado, dados são o novo petróleo. Olhar para a tecnologia e como ela pode ajudar o setor é uma tendência para TAX. 

Custo ocultos das empresas brasileiras

Há diversos custos que as empresas têm e não precisam ter.  Uma pesquisa da Lafis, afirma que 18% das empresas brasileiras pagam multas e juros mensalmente. Isso é uma falha de processos, dinheiro desperdiçado e erros de processos, que  geram multas e juros. 

Vinte e cinco por cento das empresas já pagaram guias em duplicidade e é bem difícil ter esse dinheiro de volta. É um custo oculto, que mascaramos. Trinta e sete por cento já tiveram caminhões parados na barreira fiscal, com custos da diária caminhoneiro, custo da experiência do cliente, às vezes, o material é perecível e são custos que o departamento de TAX, consegue resolver, 80% ou 90% sozinho, sem depender de outros departamentos. 

Se tornando estratégico de fato  

Teremos uma vitória fácil e rápida se conseguirmos olhar para esses custos e mudar a nossa mentalidade para se tornar estratégicos.

Apresentei pesquisas do Gartner e da Automation Anywhere, que mostram a opinião e perfil dos colaboradores que executam as tarefas da área fiscal. 

E essas pesquisas mostram que um colaborador do departamento administrativo gasta 3 horas em tarefas manuais, quase 50% da atividade de um colaborador é fazer atividades que um robô resolve. Do total, 85% deles, trocariam de emprego. Vamos falar de turn over, imagina 85% da sua equipe fiscal pedindo demissão, porque eles vão para uma empresa que está apostando em automação, tecnologia, ter uma rotatividade de colaboradores é ainda pior para esse setor. 

Outro dado relevante, é que 30% do tempo é gasto com retrabalho contábil, que precisa ser refeito. Neste caso, 49% acreditam que essas tarefas os impedem de sair no horário, gerando custos como horas extras, etc.

Se a gente quer se tornar estratégico, precisamos olhar esses custos. Olhar esses dados e ver o que consigo melhorar. Lembra do que falei antes? 80%, 10%, 10%. Como separamos isso e como melhoramos o nosso tempo tornando o departamento estratégico. É uma filosofia que temos muito forte na Dootax. Acreditamos que tarefas manuais e repetitivas devem ser feitas por robôs. Manual, para nós é capital intelectual humano, isso sim é o diferencial que  agrega valor a qualquer empresa.


Thiago Souza é head de marketing e fundador da Dootax.