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Como melhorar o seu processo produtivo a partir da BPM

* Por IBMEX

O objetivo de toda empresa é ter sucesso e isso dificilmente ocorrerá caso os seus processos não sejam padronizados. O BPM (Business Process Management) é uma metodologia que visa gerenciar e otimizar as atividades realizadas na empresa, isso ocorre identificando os pontos fracos e melhorando os procedimentos internos.

Por que o BPM é importante para o seu negócio?

Gerenciar processos de um negócio é importante para a maioria das empresas. Isso acontece porque assim todos os processos que ocorrem dentro da organização serão controlados e remodelados com o objetivo de diminuir o retrabalho e os custos das atividades que ela realiza, o que pode levar a aumentar os lucros.

Esses processos serão documentados de forma que quem tenha a necessidade de realizá-los consiga gastar menos tempo e automatizá-los, além de que eles são constantemente atualizados para estar em sintonia com as novas tecnologias. Atualmente o BPM é utilizado nas firmas não somente para diminuição de custos e ganhos de produtividade, mas também para a melhoria do atendimento ao cliente.

Quais são as fases do BPM?

O BPM pode ser divido em 6 passos que tem como objetivo maximizar as melhorias. Estes são projeto, modelagem, simulação, execução, monitoramento e melhoria.

– Projeto: A fase de projetos se consiste no planejamento de como ocorrerá o seu BPM, essa fase irá guiar qual a metodologia que será utilizada para levantar e mapear os processos. Também nessa fase será decidido quais diagramas serão utilizados na modelagem e o que será representado neles, isso pode variar de acordo com o objetivo do empreendimento.

Definindo quais modelagens serão utilizadas será definida quais notações elas seguirão, como por exemplo a BPMN (Business Process Model And Notation) que é uma linguagem utilizada para descrever procedimentos. No final será definida a ferramenta utilizada na metodologia.

– Modelagem: a fase de modelagem consiste no levantamento dos processos, que podem ser feitos de diversas formas como entrevistas, questionários e workshops. Com base nas informações adquiridas, elas serão representadas nos diagramas definidos na modelagem, de forma que após isso se tenha as atividades mapeadas, na modelagem ocorrerá a formulação de procedimentos AS-IS que consiste em como cada atividade é realizada na empresa. Por fim ocorre a validação do mapeamento, isto consiste na apresentação dos modelos feitos aos gestores para que esses aprovem ou não essas amostras.

– Simulação: a simulação pode se tornar uma fase opcional, pois muitas atividades não necessitem de testes para que essas sejam aprovadas. Isso devido à falta de complexidade que essas apresentam.

– Execução: a fase de execução consiste na realização dos processos que foram mapeados. Essa fase ocorre naturalmente na empresa, mesmo que os seus eles não tenham sido mapeados.

– Monitoramento: A fase de monitoramento consiste no acompanhamento dos processos executados. Nessa fase é considerado se eles estão ocorrendo e forma correta, como estão os indicadores, como estão os resultados e se suas metas estão sendo batidas.

– Melhorias: Nessa fase de melhoria ocorre a reformulação dos processos, e a criação dos procedimentos TO-BE, que consiste em como as atividades devem ocorrer a partir dos dados recolhidos na fase de monitoramento. Esses novos sistemas serão uma versão melhorada dos antigos, com o objetivo a otimizar o dia a dia da empresa.

Essas fases podem ocorrer diversas vezes pois nem sempre as empresas conseguirão fazer todas as melhorias de uma única vez, além disso como as tecnologias estão se atualizando constantemente elas também são atualizadas.

O que é o BPMN?

O BPMN (Business Process Model And Notation) é uma linguagem de mapeamento de processos que já se tornou um padrão no mercado brasileiro. Essa sistema consiste em uma série de símbolos universais que ao se modelar uma atividade poderá ser entendida por qualquer profissional que tenha acesso a esse padrão de comunicação. Os símbolos do BPMN podem ser divididos em quatro tipos diferentes, sendo esses objetos de fluxo, objetos de conexão, swim lanes e artefatos.

– Objetos de fluxo: os objetos de fluxo podem ser divididos em três tipos de micro representações, essas são atividades, representadas por retângulos e que são ações feitas no processo, eventos que são simbolizadas por círculos e que demonstram o início ou o fim de um evento. Outro objeto de fluxo são os gateways exibidos como losangos e representam um ponto no qual uma decisão pode interferir no fim do processo.

– Objetos de conexão: os objetos de conexão são uma maneira de se atrelar aos objetos de fluxo demonstrando atividades finalizadas pelos fluxos de sequências, mensagens entre dois processos ou piscinas que são denominadas fluxos de mensagens e associação de conectam artefatos aos fluxos de sequências.

– Swim Lanes: as swim lanes consistem em locais no quais realizam processos, elas consistem em piscinas nas quais representam as atividades, os participantes delas e as raias nas quais são demonstradas as realizações de apenas uma pessoa no procedimento.

– Artefatos: os artefatos têm como objetivo adicionar a documentação visual ao diagrama, esses objetos descrevem como devem ser manipulados os dados do BPM.

Conclusão

A utilização do BPM no negócio tem como objetivo final a constante melhoria de como seus procedimentos são realizados. Portanto para que esse procedimento de o melhor resultado para a organização ela deve ser feito de forma recorrente, com cautela e seguindo todos os passos para que assim as melhorias no processo, diminuição dos custos e ganhos de produtividade aumentem de forma a beneficiar cada vez mais o dia a dia no contexto empresarial.


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