Muitas vezes, o que uma empresa precisa para otimizar seu tempo e reduzir seus custos é a ferramenta certa. Isso acontece principalmente com empreendedores no início da carreira, onde os custos da operação influenciam diretamente no sucesso ou fracasso das startups. Existem hoje no mercado dezenas de plataformas que podem ajudar no planejamento e gestão eficiente dos negócios – e muitas delas são gratuitas!

Para falar sobre isso, Vitor Torres, fundador e CEO da Contabilizei – startup que foi reconhecida como uma das mais inovadoras do mundo -, palestrou durante a Feira do Empreendedor do Sebrae, que aconteceu em fevereiro em São Paulo e anunciou alguns importantes projetos para as startups do estado.

“Muitas vezes nós, como empresários, acreditamos que a mesma ferramenta serve para todos os problemas. Assim, não conseguiremos chegar a uma solução. O que um empresário precisa ter, na verdade, é uma caixa de ferramentas”, diz Vitor.

Plano de Negócio

Aqui é onde o empreendedor consegue colocar todas as informações sobre sua empresa: quem é seu mercado, público, gastos, previsão de lucro etc. O plano de negócio, nada mais é, do que tirar a ideia do negócio apenas da ideia e colocar no papel (ou na nuvem), por intermédio de uma ferramenta. “Quando nós organizamos as ideias no papel, conseguimos ter uma análise crítica do nosso pensamento”, explica Vitor.

Uma ferramenta que pode ajudar quem está nesta fase é este software disponibilizado pelo Sebrae-MG. É gratuito e está disponível para download no link.

Modelo de Negócio

Para montar uma empresa inovadora e de sucesso, é necessário um bom modelo de negócio. Para isso, o Canvas pode ajudar a traçar a melhor estratégia para o modelo ideal para sua empresa. Os nove quadrantes desta ferramenta são importantes para a decisão de como modelar a inovação dentro de um novo negócio.

Aqui, Vitor indica uma plataforma onde é possível encontrar planilhas de gestão empresarial que possam auxiliar neste momento da empresa. O Sebrae também tem uma ferramenta que pode ser usada também em dispositivos mobile para o usuário preencher o Canvas. Esta opção também é gratuita.

Planejamento

“Precisamos desmistificar o planejamento, porque ele ocorre todos os dias dentro de uma empresa”. Segundo Vitor, uma maneira de realizar este planejamento diariamente dentro do negócio é por meio de mapas mentais.

Eles são uma forma extrair e organizar ideias sobre um determinado assunto dentro da empresa, estruturando um brainstorm mais fluido na concepção de ideias. A ferramenta Mind Meister é 100% grátis e oferece este serviço.

Entretanto, uma das dicas do CEO do Contabilizei é realizar este mapa mental manualmente, com papel e caneta. Assim, depois de pronto, digitalizá-lo na plataforma. Isso ajudará com que a produção do mapa seja mais solta, dando liberdade para o empreendedor desenhar livremente no papel.

Produtividade

“Nós, como empresários, se não formos produtivos, o nosso negócio não vai ser também, muito menos os nossos sócios ou colaboradores”, comenta. Por isso, uma ferramenta para auxiliar na organização da produtividade pessoal e da empresa é tão importante.

Uma das plataformas indicadas por Vitor é a Trello, baseada em uma metodologia japonesa chamada Kanban. A palavra significa “registro” ou “placa visível” em japonês. O método foi desenvolvido por executivos da Toyota na metade do século passado e consiste na utilização de cartões de sinalização para o controle dos fluxos de produtividade. Ou seja, cada etapa da produção é sinalizada com o intuito de medir e estimular o andamento das demandas, assim como, agilizar os processos. A ferramenta também é gratuita.

O Evernote também pode ser muito útil para ajudar na produtividade do dia a dia da empresa. Com uma versão gratuita, a empresa propõe praticamente a eliminação do papel na organização da empresa. Com a plataforma, é possível compartilhar notas, alimentá-las, digitalizar documentos, escanear cartões de visita, desenhar ideias e muito mais. A ferramenta é completa e ideal para um pequeno empreendedor.

Gestão

Conforme as empresas vão crescendo, seus sistemas de gestão vão se aprimorando. Quando se tem uma ideia, começa-se com o caderninho, depois migra-se para uma planilha e, mais para frente, cria-se o próprio software ou usa-se plataformas customizadas. “É importante entender em que momento o empreendedor está, para entender suas necessidades na gestão do negócio”, diz o CEO.

Para isso, Vitor selecionou três ferramentas de gestão gratuitas para indicar. A primeira delas é o MarketUp, que ele define como um “canivete suíço”. A plataforma é customizável e atende a todos os segmentos, auxiliando inclusive na gestão de caixa de um comércio e até emitindo nota fiscal.

Outro é o ZeroPaper. Por propor que o usuário saia da planilha e gerencie seu negócio de uma maneira mais eficaz, a plataforma tem uma interface amigável e também é muito indicada para o início de uma empresa.

A última delas é, na verdade, o Google. A companhia oferece planilhas na nuvem compatíveis com Excel, apresentações em slide, documentos, e-mail e formulários de forma gratuita e com até 15 giga de espaço para o usuário organizar seu negócio.

Site e Blog

Para Vitor, é imprescindível que um negócio tenha um site. Para ele, é pela internet que os clientes encontram uma marca ou pesquisam sobre sua reputação. Por isso, ferramentas para auxiliar a criação dos sites e do blog da marca não poderiam ficar de fora.

Uma delas é a SitePX, em que o empreendedor pode criar e personalizar gratuitamente e em minutos o próprio site, a partir de layouts pré estabelecidos. Outra sugestão é o WordPress, maior plataforma de gerenciamento de conteúdo do mundo. Por ali, é possível criar publicações para blogs, sites e redes sociais em uma plataforma amigável, além de personalizar todo o conteúdo que fomentará suas páginas.

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