* Por Heloisa Motoki

Quando comecei a empreender, há cerca de 6 anos, fazia todas as atividades sozinha, o telefone fixo era atendido por uma secretária eletrônica e atuava em home office.

Me mudei para uma sala comercial, alguns meses depois, pela necessidade física, quando fui literalmente despejada pelo marido. Uns dos primeiros trabalhos como contadora foi fazer a triagem de documentos de um cliente com 20 anos de empresa, que mantinha tudo entulhado em três caixas grandes. Imagina tudo isso no quarto das crianças! Para se ter uma ideia, a primeira necessidade com as caixas foi jogar inseticida.

Para piorar, além de não ter tido como triar os documentos, as caixas tiveram “cria”, assumi um novo cliente que o antigo contador mantinha em seu arquivo quase vinte caixinhas de arquivo morto.

Ao optar pela locação da sala tentei preparar a estrutura para ter até quatro pessoas trabalhando, embora continuasse sendo apenas EU, pensei em mesas, cadeiras, notebooks, servidor etc.

Embora o cenário tenha sido de retração, com muitas demissões, há empresas que estão indo na contramão, fazendo contratações e investindo, mesmo que esse não seja o momento você precisa ter o pensamento de quanto seria para 1 e quanto seria para 1000, esse pensamento vai te nortear a saber o quanto ou como você precisará para crescer ou até onde é seu limite, para não ter que começar de novo cada vez que precisar alterar algum processo.

Algumas dicas para ajudar neste pensamento:

  • Qual tipo de profissional eu preciso?

Se chegar o momento de contratar alguém, pense no tipo de profissional, ter uma auxiliar em tempo integral que depende de minha supervisão direta ou ter alguém com nível coordenação/gerencia que possa trabalhar apenas em alguns dias, mas que não dependem tanto de mim, sabe andar sozinha.

  • Delegar não é “delargar”

Não adianta tentar fazer tudo sozinha e deixar de pensar no negócio, ao contratar também não adianta deixar as pessoas e achar que simplesmente elas saberão o que fazer, é preciso ditar as regras e acompanhar o trabalho a ser feito. Também não adiantar continuar fazendo tudo achando que as pessoas não saberão fazer.

  • Não existe contratinho

Em qualquer forma de contratação a regras a serem estipuladas, deve ser feito um contrato se a pessoa for pessoa física ou jurídica. Contratar errado pode custar caro.

  • Investir na informatização

Sistemas ERPs, que fazem a integração do pedido do cliente, emissão de nota fiscal, controle de estoque não são apenas para os grandes, em qualquer fase que sua empresa estiver, vale a pena pesquisar em sistemas de gestão de processo, de estoques ou financeiro que possa ser implantado. Principalmente para quem atua com produtos, é preciso já saber se o sistema atende controle de estoque e emissão de nota fiscal eletrônica, mesmo que você não implante agora, pois uma implantação errada pode te custar ter que fazer tudo de novo.

Por fim, a decisão de pensar em mudanças, seja para crescer ou simplesmente otimizar, deve vir quando você como empreendedora estiver muito ligada a atividades operacionais e não tiver tendo tempo de pensar na estratégia do seu negócio, fazer isso muito antes pode comprometer o seu crescimento, se o seu negócio não estiver pagando suas próprias contas.

Até a próxima!


heloisa motoki rede mulher empreendedora

Heloisa Motoki é diretora administrativa e financeira da Rede Mulher Empreendedora, fundadora da Quali Contábil e consultora especial do site Fórum Contábeis. Participante do programa de Empreendedorismo pela FGV/Goldman Sachs – 10.000 mulheres. Há 18 anos no mercado contábil, atua diretamente com pequenas e médias empresas em São Paulo.