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A informatização já se tornou realidade nos departamentos de contabilidade das empresas. A aquisição de equipamentos como computadores e impressoras proporcionou ganhos de produtividade. Mas hoje a área contábil das organizações requer um salto de qualidade: a adoção de sistemas de gestão. Esses softwares controlam, de forma integrada, todas as operações da companhia.

Um software de gestão contábil reduz drasticamente a execução de tarefas por funcionários. A manipulação de documentos em diversos formatos – físicos e digitais – e a realização de cálculos à mão abrem brechas para falhas operacionais. Com os sistemas automatizados, qualquer problema registrado em um processo é detectado e corrigido.

Com a sofisticação dos sistemas e as interfaces cada vez mais amigáveis, a inserção de dados ocorre de forma rápida, fácil e sem a necessidade de treinamento específico para os funcionários. Com isso, a contabilidade da empresa ganha em termos de eficiência e produtividade.

Vantagens

Na prática, a adoção de softwares de gestão pela área contábil apresenta benefícios imediatos. Eles podem ser percebidos no dia-a-dia da empresa, se estendendo por todos os níveis hierárquicos da organização – do assistente administrativo ao principal executivo. Eis as principais vantagens do software de gestão contábil:

Relatórios – O sistema prepara relatórios gerais e específicos por área. Dessa forma, o executivo tem acesso a informações sobre, por exemplo, os gastos da empresa com salários, ações de marketing, transporte ou pagamento de tributos. A informação precisa, direta e de fácil acesso permite que o gestor tome decisões rápidas.

Segurança – A manutenção de registros por exigência legal sempre foi um problema para as empresas. Ter cópias em papel espalhadas por diversos lugares era a alternativa encontrada para se proteger de incidentes como incêndios ou roubos; porém, gerava despesas elevadas. Com a automatização, os registros são arquivados em computadores, servidores, na nuvem ou em dispositivos físicos (HDs externos, DVDs etc). A multiplicação e o armazenamento das cópias de segurança ocorrem com um custo baixo.

Transparência – Com toda a contabilidade concentrada no sistema de gestão, os responsáveis pela administração têm acesso online e em tempo real à situação contábil da empresa. A consulta aos registros pode ser feita até mesmo por meio de dispositivos móveis (smartphones e tablets).

Agilidade – Além da transparência, o acesso online às informações contábeis permite agilidade aos executivos na tomada de decisões. Em diversas ocasiões, o fechamento de um negócio ocorre em reuniões e o empresário necessita de dados sobre orçamento, custos ou receita. O software de gestão e o smartphone (ou tablet) permitem a consulta rápida aos registros.

Custo – A área contábil pode apresentar um elevado custo para a empresa, principalmente no aspecto de pessoal. A automação reduz drasticamente a demanda por mão de obra.

A implantação do software de gestão de contabilidade é uma tarefa delicada, pois interfere em uma área sensível de qualquer organização. Nesse sentido, a contratação de uma empresa para fornecer e implantar o sistema requer análise criteriosa. Por exemplo, é fundamental que ela garanta o acesso às informações por meio de dispositivos móveis. As funcionalidades, a interface e a usabilidade do software de gestão são fatores determinantes para a aquisição.

Complementando com uma Contabilidade Online

Seguindo essa linha de informatização e de automação dos processos, a contabilidade online é outro recurso cada vez mais usado e falado, sobretudo dentro das micro e pequenas empresas. Pode ser mais uma vantagem que se soma a esse conjunto de facilidades para tornar ainda menos burocrático o dia a dia dos empreendedores que têm empresa aberta ou que estão planejando abrir empresa.

Com um serviço de contabilidade online, as tarefas da contabilidade da empresa passam a ser gerenciadas por uma plataforma totalmente intuitiva, que manda avisos alertando sobre as principais obrigações acessórias, evitando que a empresa fique em débito com o governo, o que pode acarretar sérios problemas fiscais. Além disso, o sistema emite notas fiscais eletrônicas, cadastra clientes, tudo em uma timeline de atividades, controlada pelo próprio usuário.

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  • Já verificou se sua empresa pode ser atendida por uma contabilidade online?

*A Conube é um Escritório de Contabilidade Online criado sob medida para quem quer abrir empresa ou quem já tem empresa aberta e quer praticidade e tranquilidade para o seu dia a dia. Com a Conube, você emite notas fiscais, acompanha as atividades fiscais e trabalhistas da sua empresa através de uma linha do tempo, gerencia o calendário para pagamento de impostos e tudo com o suporte de experientes contadores. Controle tudo pela internet de forma simples, rápida e interativa.