*Por Brayan Di Palma

Muitos conhecem o Evernote, mas poucos utilizam todo o potencial que ele oferece. Não à toa, algumas pessoas ensinam técnicas avançadas de uso da plataforma em cursos pagos na internet . Até a própria empresa por trás do Evernote cultiva um programa de consultores certificados – power users dispostos a ajudar empresários a aumentar sua produtividade.

É preciso lembrar que o Evernote é apenas uma ferramenta e seu ganho de produtividade vai depender da metodologia que você adotar para organizar tudo que ele permite armazenar. Sua vida cabe quase inteira ali, num só lugar: notas, lembretes, tarefas, artigos, receitas, trechos de códigos, notas fiscais, contratos, emails importantes etc.

Para isso, existem estratégias e metodologias diversas, e gostaria de compartilhar com você uma que combina bem com meu estilo de vida e minha rotina profissional. Sinta-se à vontade para modificar o que quiser nessa estratégia e adaptá-la às suas necessidades.

Getting Things Done

A estratégia de organização que adotei gira em torno da metodologia GTD (Getting Things Done) e existem 5 listas essenciais para o funcionamento do GTD, que são:

1. Inbox: O ponto de entrada do sistema, que consta todas as obrigações, tarefas e referências que você coleta ao longo do dia.

2. Next: Contém suas tarefas de maior prioridade. As ações desta lista devem ser executadas assim que você finalizar a atual.

3. Waiting: Reúne tudo que depende de outrém, como um pagamento, uma entrega. Inclui tarefas que tenham um prazo para cumprimento, por exemplo: Reunião com a equipe na terça que vem.

4. Projects: Por definição, um projeto é um objetivo que requer duas ou mais ações. Arrecadar R$ 10 mil, por exemplo, faz parte do seu projeto “Desenvolver meu novo aplicativo”.

5. Someday/maybe: Coisas sem urgência de que você precisa, quer ou apenas está pensando em fazer. Exemplo: Aprender Python.

Dia a dia com GTD

Existem algumas etapas que você deve realizar diariamente para manter sua organização e garantir que tudo que você precisa fazer seja feito:

Coletar – Tudo que você quer/precisa fazer, quer/precisa lembrar, deve ser coletado e jogado na lista Inbox. Isso dá a sensação de organização e nos livra do estresse do dia a dia, quando temos muitas coisas em que pensar. Esta fase deve ser ativada ao longo do dia, sempre que preciso, no momento em que algo aparecer para você.

Processar – Processe seu Inbox pelo menos uma vez por dia, garantindo que sempre fique vazio. (Explicarei melhor como processar um item mais adiante neste artigo.) Lembre-se sempre da regra dos 2 minutos: se alguma ação leva menos de 2 minutos para ser executado, não perca tempo processando-a, simplesmente faça.

Organizar – Pelo menos uma vez na semana, organize suas informações em cadernos e aplicando tags (etiquetas), como explicarei melhor também neste artigo.

Revisar – Todos os dias, revise cada uma de suas listas (Inbox, Next, Waiting, Projects e Someday/maybe) para verificar se não existe algo pendente.

Fazer -Esta fase é autoexplicativa: faça o que precisa ser feito.

Ótimo, agora é hora de botar a mão na massa. Todo usuário de Evernote sabe que a organização da ferramenta gira em torno de dois elementos: cadernos e tags (etiquetas). Como eles vão refletir a metodologia que expliquei acima, você confere a seguir.

Cadernos

Com base no GTD, apenas 4 cadernos são obrigatórios no seu Evernote: Inbox, Reference, Pending e Completed – os últimos dois estarão dentro de uma pilha de cadernos chamada Tasks. (Caso você utilize o Evernote apenas para anotações, Inbox e Reference são suficientes).

1. Inbox: Representa a lista Inbox da metodologia Getting Things Done. Todas as novas notas serão criadas aqui a partir do processo de coleta.

2. Reference: Deve conter as notas que você quiser guardar como referência, para consultas futuras.

3. Pending: Para notas que já foram processadas e têm relação com alguma ação (ou lista de ações) que ainda não foi realizada.

4. Completed: Para notas que já foram processadas e têm relação com (ou lista de ações) que já foram realizadas.

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Etiquetas

O objetivo da etiquetagem é fazer com que nossa busca seja rápida e tenhamos acesso à informação que desejamos no momento. Para isso, usaremos quatro tipos de contextos como tags: who (quem), where (quando), what (o quê) e when (quando).

Ao etiquetar uma nota, devemos sempre pensar em quais contextos ela se encaixa. Por exemplo: recibo ( what ) de pagamento ( what ) de almoço ( what ) no Bovinu’s ( where ) com meu cliente Alexandre ( who ). Nem sempre conseguiremos atribuir todos os tipos de contexto a uma nota, por isso, na maioria das vezes, usaremos o contexto what mesmo.

Tags de projeto

Além das etiquetas de contexto, usaremos também uma adicional para indicar a qual projeto aquela nota está relacionada: a project, que terá subetiquetas com os nomes de seus projetos.

Mas e o contexto when? When pode relacionar notas a períodos, como uma tag 2016 na nota Lista de metas para 2016. Mas ele normalmente é utilizado para definir a prioridade de uma tarefa.

As tags padrão do contexto when refletem as seguintes listas que vimos no GTD: next, waiting e someday/maybe. Além delas, gosto de adicionar estas outras:

  • daily: Para todas as tarefas que são realizadas diariamente.
  • now: Para diferenciar a tarefa que realizo no momento das outras.
  • soon: Para as tarefas que quero fazer assim que tiver tempo livre.
  • weekend: Para tarefas que quero revisar todo fim de semana e ter acesso a tudo que planejei fazer.

Você pode adicionar outras de acordo com a sua necessidade. Quem sabe, uma etiqueta para tarefas que são feitas semanalmente ou mensalmente.

Caracteres especiais

Existem benefícios em utilizar caracteres especiais antes de cada etiqueta. Sempre que pressionarmos esse caracter especial ao adicionar uma etiqueta, uma lista vai aparecer com todas as tags pré-existentes, tornando o processo mais rápido e seguro, pois evita duplicatas. Além disso, fica muito mais fácil distribuir suas etiquetas recentes entre os contextos.

Para começar, crie tags com o nome dos contextos precedido pelo caracter . (ponto). Ou seja, estas quatro: .who, .where, .when, .what. Elas são as etiquetas-pais. Para as etiquetas-filhas, siga as regras abaixo:

  • Etiquetas do contexto who são precedidas pelo caracter # (sustenido). Exemplo: #alexandre
  • Etiquetas do contexto where são precedidas pelo caracter @ (arroba). Exemplo: @livraria
  • Etiquetas do contexto what são precedidas pelo caracter : (dois-pontos). Exemplo: :livro
  • Etiquetas de projetos são precedidas pelo caracter $ (cifrão). Exemplo: $platform

Para etiquetas do contexto de prioridade, utilize ! (exclamação) para daily e números diferentes para as restantes, como na imagem abaixo. No caso de tags do contexto when que não indicam prioridade, não utilizo nenhum caracter especial.

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Você pode criar essa estrutura de árvore no Evernote arrastado as etiquetas-filhas para dentro das etiquetas-pais, o que ajuda a visualização.

Organizando suas etiquetas

Talvez você questione o motivo de utilizarmos tags em vez de distribuir as notas em vários cadernos. Existem muitas razões para isso: poluição visual e subutilização dos mecanismos de busca são algumas delas. Uma nota também só pode pertencer a um caderno, mas ter várias etiquetas. Além disso, os cadernos só podem ser colocados dentro de uma pilha, enquanto tags nos permitem construir uma árvore hierárquica infinita.

Só tome cuidado: atribuir diversas etiquetas a uma nota é ótimo. Mas evite duplicá-las, por exemplo, criando uma versão toda minúscula e outra toda com inicial maiúscula; uma sem acento, outra com acento. Padronização é a dica. No meu caso, todas estão no singular, com letras minúsculas, sem acentos, com múltiplas palavras separadas por hifens.

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Processando seu Inbox

Depois da estruturação, vem a parte processual. Como vimos, estamos criando todas as nossas notas no caderno Inbox. Mas como elas avançam no fluxo? A primeira coisa que você deve fazer é se perguntar se cada uma dessas notas é uma ação ou não.

Se a resposta for sim, adicione etiquetas e mova-a para o caderno Pending – e, quando concluída, para o Completed. Não se esqueça da regra de 2 minutos que mencionei no começo deste artigo!

Se a resposta for não, há duas opções: ou você joga no lixo, pois não é mais necessária, ou armazena como referência, caso vá consultá-la no futuro. Neste caso, insira tags de contexto e mova-a para o caderno Reference.


foto-brayanBrayan Di Palma é engenheiro de software na iugu, onde trabalha na resolução de problemas gerais e desenvolvimento da infraestrutura financeira. Tem como sua principal linguagem o Ruby, e em seu tempo livre gosta de estudar metodologias e práticas para ganho de desempenho e produtividade.